Wyzwania i korzyści z outsourcingu dla firm

Outsourcing może być korzystny z wielu powodów. Do najbardziej popularnych należą: oszczędność kosztów, elastyczność i zwiększenie wydajności. Outsourcing pozwala również firmom skupić się na podstawowych działaniach biznesowych i poprawić obsługę klienta. Są jednak pewne rzeczy, o których należy pamiętać. W tym artykule przeanalizujemy wyzwania i korzyści płynące z outsourcingu oraz plusy i minusy korzystania z usług zewnętrznego dostawcy w przypadku niektórych zadań.

Wnioski wyciągnięte z decyzji Energen o outsourcingu systemu komputerów osobistych

Decyzja o outsourcingu systemu komputerów osobistych dla sieci Energen wiązała się z pewnym ryzykiem. Sieć telekomunikacyjna Energen była istotną częścią jej działalności. Zarządzanie tą infrastrukturą było kosztowne, a firma miała problemy z utrzymaniem najwyższej jakości pracowników. Pierwszym krokiem w procesie outsourcingu było zidentyfikowanie wykwalifikowanych dostawców. Grupa zadaniowa Energen wybrała średniej wielkości producenta komputerów z doświadczeniem w prowadzeniu światowej klasy prywatnej sieci telekomunikacyjnej. Następnie zespół zadaniowy przeniósł wszystkich pracowników sieci do dostawcy i zatrudnił dwóch ekspertów do nadzorowania umowy.

Po zapoznaniu się z kilkoma propozycjami dostawców Energen doszedł do wniosku, że powinien zlecić na zewnątrz obsługę swojego systemu komputerowego. Chociaż niektóre z początkowych kosztów były wyższe niż się spodziewano, decyzja okazała się ostatecznie lepsza niż mogłaby być w innym przypadku. Pozwoliła Energenowi obniżyć koszty komputerów osobistych o ponad dziesięć procent. Zapewniła również prawa autorskie dla dostawcy.

Kierownictwo Energen przyznało, że ma ograniczoną wiedzę na temat działania systemów informatycznych i opracowało proces wyboru dostawcy. Aby zminimalizować koszty, rozpisano kilka przetargów i wybrano stosunkowo krótkie kontrakty. Starano się również korzystać z usług oddzielnych dostawców dla różnych usług. Dzięki temu Energen mógł wykorzystać mocne strony każdego z dostawców i uniknąć sytuacji, w której jeden z nich miałby zbyt dużą władzę.

Energen rozumiał wymagania techniczne i wagę utrzymania niezawodnej sieci. Wynegocjowała ze swoim dostawcą umowę, która przewidywała, że jeśli sieć nie będzie dostępna przez ponad 99% czasu, zostanie ukarana kwotą 50 000 dolarów. Z każdym kolejnym zaniedbaniem, kary rosłyby wykładniczo. Dodatkowo, dostawca musiałby współpracować przy zmianie dostawcy. Oznaczało to, że musieliby dostarczyć kopie wszystkich aplikacji i dokumentacji technicznej oraz zapewnić pomoc przy instalacji.

Wyzwania związane z outsourcingiem

Outsourcing to strategia biznesowa polegająca na wykorzystaniu umiejętności i możliwości strony trzeciej do wykonania określonego zadania. Ma ona kilka zalet, w tym obniżenie kosztów i zwiększenie elastyczności. Firmy powinny być jednak świadome, że metoda ta wiąże się z pewnym ryzykiem. Ważne jest również rozważenie zakresu prac, które mają być zlecone na zewnątrz.

Jednym z głównych wyzwań związanych z outsourcingiem jest zapewnienie terminowego wykonania pracy. Ponadto środowisko pracy strony trzeciej musi być dostosowane do potrzeb firmy outsourcingowej. Na przykład, postawa zawodowa niektórych pracowników strony trzeciej może wpłynąć na produktywność firmy. Ponadto, nieetyczne zachowanie w miejscu pracy może prowadzić do problemów, które mogą kosztować firmę więcej niż oczekiwano. Kolejnym wyzwaniem jest wsparcie posprzedażowe usługi zleconej na zewnątrz. Często firmy kończą płacąc za obsługę posprzedażową więcej niż się spodziewały. Dodatkowo, powtarzające się spotkania z dostawcą outsourcingu mogą powodować dodatkowy wysiłek i zależność od strony trzeciej.

Innym częstym wyzwaniem jest brak doświadczenia w outsourcingu. Może to utrudnić przekazanie wizji firmy nowemu dostawcy. Posiadanie partnera z dużym doświadczeniem w outsourcingu może pomóc złagodzić to ryzyko i zapewnić płynny proces. Sprzedawca z doświadczeniem w tej dziedzinie może również pomóc w zdefiniowaniu wymagań i wyborze odpowiednich kandydatów.

Outsourcing stanowi również wyzwanie, jeśli chodzi o bezpieczeństwo danych. Ponieważ partner outsourcingowy ma dostęp do aktywów firmy, ważne jest, aby przestrzegać ścisłych procedur bezpieczeństwa. Na przykład, dostawca outsourcingu powinien mieć solidny system ochrony danych i umowy o zachowaniu poufności. Ponadto, dostawca outsourcingu powinien mieć wystarczającą liczbę pracowników do właściwego zarządzania portfelem outsourcingu.

Firma powinna opracować kompleksowy program komunikacji dla wszystkich interesariuszy zaangażowanych w proces outsourcingu. Strategie te powinny odpowiadać na pytanie „co ze mną?” i powinny być skierowane do pracowników różnych szczebli. Komunikacja powinna być spójna i ciągła. Jest to kluczowe, ponieważ interesariusze chcą być informowani i wysłuchiwani.

Korzyści z outsourcingu

Korzyści z outsourcingu dla firm obejmują większą elastyczność i oszczędność kosztów. Pozwala to również firmom na eksperymentowanie z różnymi metodami ekspozycji. Podczas pracy z wykonawcami, firmy mogą zminimalizować koszty ogólne, jednocześnie zapewniając ten sam poziom usług. Ta elastyczność i oszczędność kosztów przyniesie korzyści zarówno firmie, jak i klientowi. Outsourcing poprawia również umiejętności zarządzania pracowników firmy.

Firmy outsourcingowe posiadają wiedzę ekspercką w różnych dziedzinach. Ci eksperci mogą przyczynić się do innowacji i rozwoju produktu, które są podstawowymi funkcjami firmy. Ponadto mogą specjalizować się w pewnych obszarach działalności. Oznacza to, że firmy mogą skupić się na swoich podstawowych kompetencjach i tworzyć nowe produkty. Ponadto, partnerzy outsourcingowi są wyposażeni w najnowocześniejsze narzędzia i procesy.

Outsourcing może być bardzo skuteczny w obniżaniu kosztów pracy. Firmy outsourcingowe mają zazwyczaj siedziby w krajach o niskich płacach. Dodatkowo, firmy mogą czerpać wiele innych korzyści finansowych. Na przykład, outsourcing może zmniejszyć zapotrzebowanie na szkolenia, punkty edukacyjne i certyfikaty. To również zmniejsza ogólny koszt zatrudniania i szkolenia nowych pracowników.

Outsourcing może również poprawić konkurencyjność. Firmy, które zlecają produkcję w innym kraju, mogą obniżyć koszty pracy i stać się bardziej konkurencyjne. Outsourcing daje również pracownikom możliwość zachowania pracy i utrzymania zatrudnienia. Firmy muszą jednak uważać na ryzyko związane z outsourcingiem. Jeśli firmy nie będą ostrożne, outsourcing może doprowadzić do wyścigu na dno, z niższymi płacami i mniejszymi świadczeniami dla pracowników.

Outsourcing pozwala również firmom na skalowanie ich działalności. Pozwala firmom skupić się na podstawowej działalności, jednocześnie wykorzystując wiedzę i doświadczenie ludzi z innych krajów. Dzięki rozwojowi technologii współpraca z ludźmi z różnych krajów stała się łatwiejsza niż kiedykolwiek wcześniej. Outsourcing daje również firmom szansę na skupienie wysiłków na podstawowych kompetencjach bez poświęcania jakości.

Firmy outsourcingowe mogą również zaoszczędzić pieniądze, uwalniając zasoby. Poprzez wyeliminowanie kosztów pracy, startupy mogą skupić się na innych obszarach swojej działalności. Dotyczy to również obsługi klienta. Firmy outsourcingowe mogą się tym zająć za ułamek kosztów zatrudniania pracowników na pełen etat.

Koszty outsourcingu

Usługi outsourcingowe są tańsze w użytkowaniu niż zatrudnianie pracowników, co oznacza, że firmy mogą wydawać mniej na pracę. Zatrudnianie pracowników wymaga wypłacania wynagrodzeń, zakupu sprzętu biurowego, oprogramowania, szkoleń i przestrzeni biurowej. Te koszty mogą się sumować do siedmiu razy tyle, ile kosztuje zatrudnienie usługi zewnętrznej. Dodatkowo, firmy muszą wydawać więcej pieniędzy na ubezpieczenie zdrowotne, podróże i inne wydatki związane z utrzymaniem pracowników.

Koszty outsourcingu konkretnego zadania zależą od wielkości i złożoności wykonywanej pracy. Ogólnie rzecz biorąc, pojedynczy projekt może kosztować nawet 97 000 dolarów. Jednak kwota ta może się różnić w zależności od złożoności projektu i wielkości projektu, ale marże pozostaną takie same. Dlatego ważne jest, aby porównać koszty outsourcingu z rozwojem wewnętrznym, aby zobaczyć, ile firma może zaoszczędzić.

Istotne jest, aby określić cele i zakres projektu przed zleceniem na zewnątrz. Na przykład, jeśli planujesz zlecić opracowanie produktu, powinieneś mieć jasność co do konkretnych zadań, które musisz wykonać. Jeśli nie wiesz dokładnie, jakie to zadania, możesz płacić za więcej niż będziesz potrzebować.

Innym istotnym kosztem, który należy wziąć pod uwagę, są koszty przyjęcia na pokład. Zatrudnianie i szkolenie nowych pracowników może łatwo dodać do ponad 16 000 dolarów miesięcznie. To nie jest nawet biorąc pod uwagę koszty zatrudnienia menedżera i przekazywania wiedzy. Ostatecznie, outsourcing może zaoszczędzić firmom wiele pieniędzy na tych kosztach.

Outsourcing to złożony proces, z wieloma ukrytymi kosztami. Koszty te obejmują koszty serwera, zatrudniania i transferu wiedzy. Zrozumienie tych kosztów pomoże klientom podjąć bardziej świadome decyzje dotyczące outsourcingu. A jeśli firma nie będzie w stanie dostosować się wystarczająco szybko, będzie narażona na nieoczekiwane zmiany. W rezultacie może stracić przewagę konkurencyjną.

Outsourcing może zmniejszyć koszty zatrudniania, szkolenia i rekrutacji wykwalifikowanych pracowników. Prace zlecone na zewnątrz będą wykonywane przez profesjonalistów z większą wiedzą i doświadczeniem. Zwiększy to również wydajność i jakość.

Dane adresowe:

AKTE Obsługa informatyczna firm – Outsourcing IT – Kontakt
ul. Morasko 17, 61-680 Poznań
Telefon: 784 380 784
Telefon: 784 898 784
opłata za połączenie wg taryfy operatora
e-mail: [email protected]